Angebots- und Auftragsbearbeitung

 

1      Überblick...................................................................................................................................... 4

2      Vorgangsverwaltung.................................................................................................................... 6

2.1        Projektbezogene Vorgänge....................................................................................................... 6

2.2        Neuanlage eines Vorganges...................................................................................................... 6

2.3        Neuanlage eines Projektes........................................................................................................ 7

2.4        Positionserfassung.................................................................................................................... 8

2.5        Kopfdaten.............................................................................................................................. 14

2.6        Endwerte............................................................................................................................... 15

2.7        Adressdaten........................................................................................................................... 16

2.8        Kalkulation............................................................................................................................. 17

2.9        Texte.................................................................................................................................... 18

2.10      Vorgaben............................................................................................................................... 18

2.11      Referenzen............................................................................................................................ 20

2.12      Aufmaßerfassung................................................................................................................... 21

2.13      Vorgangsübernahme und Vorgangskopie.................................................................................. 22

2.14      Mengenreferenzierung............................................................................................................ 24

3      Projektverwaltung..................................................................................................................... 26

4      Vorgangs- / Positionsübersicht................................................................................................. 27

 

 

1     Überblick

Die Vorgangsverwaltung in PMS beinhaltet die Funktionen zu Angebotserstellung und  Auftragsbearbeitung, also aller projektbezogenen Vorgänge.

 

 

Ein Projekt in PMS beinhaltet alle diese Vorgänge, ist also den Vorgängen übergeordnet. Die Anzahl von Vorgängen je Projekt ist unbegrenzt, sodass sich alle Revisionsangebote, Nachtragsaufträge, Teillieferscheine, Rechnungen und Stücklisten innerhalb eines Projektes abbilden lassen.

Jeder dieser Vorgänge besitzt eine eigene Vorgangsnummer, welche entweder aus der automatischen PMS-Nummernkreisverwaltung oder auch manuell vergeben werden kann.

 

Die Erstellung von Folgevorgängen, wie zum Beispiel bei der Übernahme eines Angebots in eine Auftrags-bestätigung, erfolgt mit Hilfe der Funktionen „Vorgang übernehmen“ oder „Vorgangskopie“.

 

Zwischen den Vorgängen erfolgt eine Referenzierung, sodass jederzeit die Zusammenhänge innerhalb des Projektes nachvollziehbar sind.

 

Erledigte Vorgänge können in  PMS abgeschlossen werden. Diese verbleiben nachvollziehbar in der Datenbank, können auch in neue Vorgänge übernommen oder kopiert werden, sind aber nicht mehr änderbar. Dadurch ist eine bessere Nachvollziehbarkeit  gewährleistet.

 

Nachfolgende Übersicht stellt die in PMS abgebildeten projektbezogenen Vorgänge dar und beschreibt kurz deren Funktion innerhalb des Systems.

 

           

			Ein Projekt dient zur Zusammenfassung mehrerer Vorgänge. Ein Projekt kann für eine zu fertigende Anlage oder aber auch als Sammelprojekt für Kleinaufträge eines Kunden verwendet werden.

 

 

Vorratsaufträge sind interne Aufträge zur Erfassung von Fertigungsbaugruppen für die interne Lagerfertigung. Das zugeordnete Projekt muss als Vorratsprojekt angelegt sein.

Stücklisten dienen der Erfassung von Fertigungslisten zum Zwecke der Disposition und Dokumentation. Stücklisten können sowohl manuell erstellt, als auch aus CAD-Systemen eingelesen werden.

Barverkäufe dienen zur Erfassung von „Thekenverkäufen“. Sie sind Lieferschein und Rechnung in einem. Eingefügte Positionen werden sofort im Lager reserviert. Es erfolgt keine Disposition.

Gutschriften dienen der Erfassung gutzuschreibender Waren und Dienstleistungen und werden bei den Erlösen im Projektcontrolling berücksichtigt.

Lieferscheine dienen der Erfassung ausgelieferter Waren und der Abbuchung des entsprechenden Projektlagerbestandes. Bei seriennummernpflichtigen Artikeln muss eine Seriennummer eingegeben werden.

Rechnungen dienen der Erfassung zu berechnender Waren und Dienstleistungen und werden als Erlöse im Projektcontrolling bewertet.

Aufmaße dienen der Erfassung von aufgemessenem Material, welches im Auftrag als aufmasspflichtig gekennzeichnet ist. Jeder dieser Auftragspositionen kann mit mehreren Aufmaßerfassungen versehen werden.

Auftragsbestätigungen dienen der Definition von Soll-Vorgaben. Außerdem können Sie bei Klein- und Ersatzteil-Aufträgen zur Materialdisposition verwendet werden.

Angebote dienen der Vorkalkulation von Aufträgen. Ein Angebot muss entweder einem konkreten Projekt zugeordnet werden, oder innerhalb eines Sammelprojektes für laufende Angebote aufgenommen werden.

                                                          

2     Vorgangsverwaltung

2.1    Projektbezogene Vorgänge

Im Hauptmenü von PMS erreichen Sie alle Vorgänge über das Menü „Prozesse / Vorgänge“.

Die einzelnen Eingabemasken der Vorgangsverwaltung sind in Reitertechnik ausgeführt. Die Maskenbereiche sind wie folgt aufgeteilt:

 

2.2    Neuanlage eines Vorganges

 

Der Maskenbereich  Positionen dient zur Eingabe und Ansicht der Positionsliste eines Vorgangs. Abhängig von der Vorgangsart sind einige Felder nicht aktiv.

 

 

 

Bei der Neuanlage eines Vorganges [F7] ist zuerst im Feld Projektnummer das gewünschte Projekt mit [F3] auszuwählen. Sollte das gewünschte Projekt noch nicht existieren, muss es angelegt werden. Hierzu muss die Auftrags-Maske nicht beendet werden. Es ist mit [F2] auch direkt ein Durchgriff in die Projektmaske möglich. Hier kann dann mit [F7] ein neues Projekt angelegt werden.

 

2.3    Neuanlage eines Projektes

Die Angaben von Projektnummer, Matchcode und Kunde sind in PMS Pflichteingaben. Weitere Angaben können optional verwendet werden.

 

 

• Die Projektnummer wird aus dem Nummernkreis ermittelt. Solange das Projekt unter dieser Nummer nicht gespeichert wurde, kann die Projektnummer noch manuell verändert werden.
  Danach lässt sich die Projektnummer nicht mehr ändern.
• Der Matchcode dient als das Suchkriterium für Projekte neben der Projektnummer. Geben Sie hier einen Projektkurznamen ein ( max. 25 Zeichen), den Sie im Geschäftsalltag ebenso wie die Projektnummer nutzen. Der Matchcode lässt sich bei Bedarf ändern.
• Das Feld Bemerkung ist ein mehrzeiliges Textfeld (Memofeld) und dient der Beschreibung des Projektes. Die Eingabe ist optional.
• Der Kunde zu einem Projekt muss angegeben werden und kann mit [F3] aus der Kundendatenbank ausgewählt werden. Sollte dieser dort noch nicht angelegt sein, können Sie auch hier wie in PMS üblich mit [F2] in die Kundendatenbank verzweigen und den Kunden anlegen. Beim Zurückkehren aus der Kundenmaske in die Projektmaske wird der zuletzt angezeigte Kunde automatisch in die Projektmaske übernommen. Der Kunde kann nachträglich geändert werden. Da dies ein eher seltener Vorgang ist, muss ein Änderungsgrund eingegeben werden.
• Die Kommissionsnummer des Kunden kann optional als Referenznummer der Kunden angegeben werden.
• Der Projektleiter in Ihrem Hause kann optional aus der Mitarbeiter-/Sachbearbeiter-Datenbank ausgewählt werden.
• Der Betriebskalender dient zur Berücksichtigung von arbeitsfreien Tagen (Wochenenden, Feiertage, etc.) Die Angabe ist optional. Ohne Angabe eines Betriebskalenders rechnet PMS in Kalendertagen.
• Mit dem Kostenträger kann zur späteren Projektauswertung ein den Projekten übergeordneter Begriff zugeordnet werden. ( Abteilung, Bereich, etc.)
• Der Lagerort kann für Projekte festgelegt werden. Dieser Lagerort vererbt sich auf alle Vorgänge, die zu einem Projekt angelegt werden. Der dort eingetragene Lagerort ist vorgangsspezifisch änderbar und vererbt sich wiederum auf alle neu einzufügenden Positionen.
  Mit der Einstellung „Artikellager bestimmt Lagerort“ wird immer der im Artikelstamm je Artikel eingetragene Lagerort verwendet.
  Mit der Einstellung „Gewähltes Lager bestimmt Lagerort“ wird immer der im Projekt bzw. Vorgang eingetragene Lagerort verwendet.
  
  

 

Nach dem Anlegen eines Projektes und Verlassen der Projektmaske wird die angezeigte Projektnummer in den vorher angelegten Vorgang übernommen.

Danach muss dem Vorgang eine Vorgangsnummer zugeordnet werden. Dies kann mit F2 automatisch erfolgen, dann wird die nächste Nummer aus dem Nummernkreis ermittelt und angegeben. Alternativ ist auch eine manuelle Vergabe einer Vorgangsnummer oder die Auswahl einer bestehenden Vorgangsnummer mit [F3] als Vorlage möglich. Es wird immer geprüft, ob eine Vorgangsnummer bereits existiert. Bei Vergabe bereits vorhandener Nummern erfolgt ein Anwenderhinweis.

 

2.4    Positionserfassung

Zur Erfassung von Positionen stehen unterschiedliche Positionsarten zur Verfügung, die einerseits zur Kalkulation aber auch zur Strukturierung und Dokumentation des Vorgangs verwendet werden können:

 

• Stammartikel (STA): Ein Einzelteil aus den Stammdaten
• Projektartikel (PA): Ein projektbezogener Artikel (Verwendung nur aus Konvertierung der EPPS-Daten für Schnelleingaben in EPPS !)
• Baugruppe (BG): Eine Baugruppe, die in der Positionsliste als einzelne Position eingefügt wird.(Serienschränke)
• Beistellartikel (BSA): Ein Artikel, der vom Endkunden beigestellt wird, hier werden keine Materialkosten berücksichtigt.
• Dienstleistungsartikel (DLA): Eine Dienstleistung in Form von Stunden- oder Tagessätzen oder Fremdleistung.
• Fremdbearbeitung (FBA): Ein Artikel, der selbst eingekauft, aber nicht verarbeitet wird. Es werden keine Lohnkosten berücksichtigt
• Kostenartikel (KST): Ein Artikel zur Berücksichtigung von Kosten wie Transport, Verpackung , etc.
• Text (T): Eine Textposition zur freien Eingabe von Texten oder Textbausteinen
• Seitenvorschub (SW): Ein erzwungener Seitenvorschub
• Sachbearbeiter (SB): Zur Angabe eines zuständigen Sachbearbeiters
• Gruppensumme (GS): Eine Summenposition, die alle Positionswerte seit der letzten Gruppensumme der gleichen Stufe summiert. Hiermit lassen sich Teilsummen für Anlagenbereiche bilden.
• Zwischensumme (ZW): Eine Summenposition, die alle Positionswerte bis zur aktuellen Position summiert.
• Überschrift (ÜB): Eine Textposition für Überschriften
• Pseudobaugruppe (PBG): Eine Baugruppe, die in der Positionsliste aufgelöst wird. Der Baugruppenkopf wird ebenfalls eingefügt und bildet seinen Wert über die Summe aller Positionen. Die zu der Pseudobaugruppe zugehörigen Positionen sind an der Einrückung im Feld Positionsart zu erkennen.

 

• Reparaturartikel (RT): Eine Artikelposition zur Verwaltung von Reparaturen.

 

Im Kopfbereich der Positionsmaske kann die Positionsart vorgewählt werden. Abhängig von der eingestellten Positionsart kann dann eine Position entweder über die Schaltfläche „Neue Position“ oder über „STRG-EINFG“ eingefügt werden.

 

Die Auswahl der Positionsart einzufügender Positionen ist alternativ auch über die Funktion „Artikelart wählen“ ( STRG-H ) direkt aufrufbar.

 

 

 

 

 

 

Über das Menü „Blockfunktionen“ oder das Kontextmenü (rechte Maustaste in der Positionliste) lassen sich Positionen vielfältig markieren. Die markierten Positionen können in die Zwischenablage, zum Übernehmen in Vorgangspositionslisten, kopiert, geändert oder gelöscht werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mit [F2] und [F3] auf dem Feld Positionsnummer lassen sich Positionen innerhalb der Positionsliste nach oben und unten verschieben.

 

 

 

 

Über die Symbolleiste das Kontextmenü oder die Vorgangsvorgaben lässt sich die Einstellung zum Ein- bzw. Anfügen von Positionen umschalten:

 

 

 

Folgende häufig verwendeten Tabellenspalten werden in Vorgangspositionslisten angezeigt:

 

 

Tabellenüberschrift	Beschreibung
M	In dieser Spalte wird die Markierung einer Position durch ein „X“ gekennzeichnet. Die verschiedenen Markierungsfunktionen können über das Menü Blockfunktionen oder das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufgerufen werden.
Pos.Nr.	Die über Voreinstellungen der Firmenparameter intern vergebene Positionsnummer. Diese wird in der Regel in 10er-Schritten hoch gezählt, kann aber beim Einfügen von Positionen auch mit Zwischenwerten belegt sein. Pseudobaugruppenpositionen erhalten alle die gleiche Positionsnummer wie der Kopf der Baugruppe. Mit den Funktionstasten [F2] und [F3] können bestehende Positionen nach oben und unten verschoben werden.
KL	Kennzeichnung, ob die Position neu berechnet (kalkuliert) ist.
A	Alternativposition: Der Positionswert wird herkömmlich berechnet, wird aber bei der Berechnung des Gesamtwert des Vorgangs oder einer Gruppensumme mit ein.
Nicht disponieren / ISBUILD	Positionen die so gekennzeichnet sind werden nicht disponiert. Dies sind in der Regel übernommene Positionen aus abgeschlossenen Stücklisten (ISBUILD) oder manuell gekennzeichnete Positionen die bewusst nicht disponiert werden sollen (Nicht disponieren). Eine automatische Vergabe des Kenners ISBUILD erfolgt bei der Vorgangsübernahme aus abgeschlossenen Stücklisten in neue Stücklisten nach Abfrage. Somit kann man entscheiden, ob die übernommenen Stücklistenpositionen in der neuen Stückliste disponiert werden sollen oder nicht. ( Stücklistenrevision bzw. Stücklistenkopie)
F/H	Kennzeichnung der Kalkulationsart Fertigung oder Handel.
F.P.	Der Positionsendpreis einer Position kann fixiert werden um Preisveränderungen bei der Übernahme in Folgevorgänge zu vermeiden. Die Fixierung wird mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Einzelne Positionen können über die Funktionstaste [F3] fixiert werden. Über das Menü „Datei“ können auch alle Positionen fixiert werden. Die Abfrage hierzu erscheint ebenfalls beim Abschließen eines Vorganges.
Fertigung	Kennzeichnung für Baugruppenpositionen, ob für diese ein Fertigungsauftrag angelegt ist bzw. ob die Menge noch offen ist (>), komplett gefertigt ist (=) oder ob mehr gefertigt worden ist (<).
Kennung	Frei verwendbares Feld zur Vergabe von Positions- bzw. Leistungsnummer. Eine Berechnung ist über das Menü „Positionen/Neue Kennung“ möglich.
Art	Positionsart ( siehe oben)
Art.-Nr.	Artikelnummer
Bez.	Bezeichnungstext (editierbar)
Mg.	Positions-Menge
EH-VK	Mengeneinheit Verkauf
E-Preis / G-Preis	Einzel- und Gesamtpreis der Position in der Vorgangswährung.
Lager	Lagerort für diese Position ( Lieferadresse für den Lieferanten)

 

 

 

Die Sortierung der Positionsliste lässt sich über ein Auswahlfeld variieren.

 

 

 

Die Einstellung Positionsnummer (PGB-Köpfe) sortiert die Liste nach Positionsnummer und stellt für Pseudobaugruppen nur die Kopfdaten dar. Die Baugruppenpositionen werden ausgeblendet. Bei Anwahl eines Pseudobaugruppenkopfes wird die Positionsliste aufgeklappt.

 

Die Einstellung Positionsnummer (NN-Artikel) sortiert die Liste nach Positionsnummer und stellt nur Artikel ohne gültige Artikelnummer (NN-Positionen) dar.

 

 

 

 

Die Detailansicht einer Position lässt sich über das Menü Positionen erreichen:

 

 

 

 

 

 

 

 

Für die Positionen lassen sich hier Kalkulationsdetails anzeigen und editieren:

 

 

 

 

 

 

Für Gruppensummen lassen sich die Kalkulationsdetails anzeigen und Summenwerte editieren:

 

 

 

Eine Änderung des Gruppensummenwertes wird auf die betroffenen Positionen prozentual umgerechnet. Listenpreis- oder Festpreispositionen lassen sich hiervon ausnehmen.

 

2.5    Kopfdaten

Der Maskenbereich Kopfdaten dient der Eingabe und Ansicht von Vorgangskopfdaten. Abhängig von der Vorgangsart sind einige Felder nicht aktiv.

 

Projektdaten werden aus dem zugeordneten Projekt übernommen und können vorgangsspezifisch abgeändert werden.

Im Kundenstamm hinterlegte Daten, wie Liefer- und Zahlungskonditionen werden übernommen und können gegebenenfalls vorgangsbezogen abgeändert werden.

 

Die Statusfelder im rechten Bereich der Maske können frei verwendet werden. In den Firmenparameter kann der angezeigte Text zur Feldbeschreibung editiert werden.

 

 

2.6    Endwerte

Der Maskenbereich Kopfdaten dient der Eingabe und Ansicht von Vorgangskalkulationsdaten. Abhängig von der Vorgangsart sind einige Felder nicht aktiv.

 

 

Die Felder Preiskorrektur 1 und 2 links unten ermöglichen die Korrektur des Endpreises als Festpreis, Festwertabschlag oder prozentualem Abschlag. Die Umschaltung erfolgt mit der LEERTASTE.

Die Änderung wirkt sich direkt auf die Berechnung der Deckungsbeiträge aus (Maskenbereich rechts oben) .

 

Im Maskenbereich rechts wird das Zustandekommen der Skontobeträge und der Mehrwertssteuer gezeigt.

2.7    Adressdaten

 

Der Maskenbereich Anschriften dient der Eingabe und Ansicht von Liefer- und Rechnungsadressen. Abhängig von der Vorgangsart sind einige Felder nicht aktiv.

 

In den Firmenparameter kann eingestellt werden, ob und unter welchen Bedingungen Kundenadressen automatisch zugeordnet werden.

Adressen können hier auch direkt ohne Zugriff auf die Adressdatenbank manuell eingegeben werden, wenn eine diese nur einmalig verwendet werden soll.

 

 

2.8    Kalkulation

Der Maskenbereich Kalkulation dient der Eingabe und Ansicht der Kalkulationsdaten des gesamten Vorgangs.

 

 

In der Spalte Lohngruppen der integrierten Tabelle lassen sich auch die Kosten je Kostensatz vorgangsspezifisch abändern. Die Möglichkeit der Änderung besteht zusätzlich für die Zeiten je Kostansatz prozentual und wertmäßig möglich.

2.9    Texte

Der Maskenbereich Langtexte dient der Eingabe und Ansicht der Vorgangslangtexte. In allen Feldern besteht die Möglichkeit des Zugriffs auf die Textbausteine in den PMS-Stammdaten über die Funktionstasten F3 und F2.

 

 

 

 

2.10 Vorgaben

Der Maskenbereich Vorgaben dient zur Eingabe und Ansicht der Vorgabewerte des aktuellen Vorgangs. Diese können zum größten Teil in den Firmenparametern voreingestellt werden.

 

·   Bildung von Staffelpreisen auf Vorgangsebene (Staffelberechnung auf Basis der Gesamtmenge eines
Artikels in einem Vorgang)

·    Berücksichtigung der Rabattgruppen bei kundenbezogenen Verkaufspreisen

·    Rundungseinstellungen

·    Sortiereinstellungen für die Positionsliste des Vorgangs.

·    Voreinstellung Fertigungs- bzw. Handelkalkulation für neu einzufügende Positionen.

·    Voreinstellung Listenpreise und Aufmaß für neu einzufügende Positionen.

 

 

Kundenbezogene Artikelkalkulation / Artikelnummer

Die Artikelkalkulation kann bereits in den Stammdaten kundenbezogen durchgeführt werden. Dadurch ergeben sich kundenbezogen die gleichen kalkulatorischen Möglichkeiten, wie sie allgemein in PMS genutzt wurden. Weiterhin können auch kundenbezogene Artikelnummern eingepflegt werden.

 

Beim Einfügen in einen Vorgang steht zusätzlich zur klassischen Auswahlmaske auf Basis der eigenen Artikelnummer  auch die Möglichkeit der Auswahl auf Basis einer kundenbezogenen Artikelnummer zur Verfügung. Es werden dann nur Artikel angezeigt, denen für den im Vorgang eingestellten Kunden eine Artikelnummer hinterlegt wurde. Die Voreinstellung der Artikelauswahl erfolgt über den Maskenbereich Vorgaben. Dort kann zwischen der Auswahl auf Basis der eigenen Artikelnummer ( Tabelle ), der kundenbezogenen Artikelnummer, einer Maskeneingabe oder einer direkten Eingabe gewählt werden.

 

Über den Firmenparameter „Berücksichtigung der Rabattgruppen bei kundenbezogenen Verkaufspreisen“ kann festgelegt werden, ob bei Verwendung kundenbezogener  Artikelpreise zusätzlich auch die Rabattgruppen berücksichtigt werden sollen.

 

Einzelpreiskalkulation

Bei aktivem Firmenparameter Einzelpreiskalkulation wird der Positionspreis so errechnet, dass der Gesamtpreis durch die Menge geteilt wird, und der gerundete Einzelpreis wieder mit der Menge multipliziert wird. Bei nicht aktivem Parameter wird der Einzelpreis aus Positionspreis dividiert durch die Menge errechnet. Dies entspricht der bisherigen Rechenweise von PMS, bei der jedoch vor allem durch die Umrechnung auf Fremdwährungen Rundungsdifferenzen entstanden sind.

Die Voreinstellung der Firmenparameter ist in den Vorgaben der Vorgänge spezifisch änderbar.

 

Vorgangsbezogene Börsenpreise für Edelmetalle

Die Börsenpreise für die Berechnung der Edelmetallzuschläge wurden bisher immer aus den aktuellen Stammdaten ermittelt. Nun werden die Börsenpreise vorgangsbezogen abgespeichert und können dort auch geändert werden. Der Aufruf erfolgt in der Vorgangsverwaltung über das Menü Datei / Edelmetallwerte.

Bei Nutzung der Funktion Aktualisieren mit Stammdaten / Edelmetalldaten werden die Edelmetallbörsenpreise wieder aus den aktuellen Stammdaten überschrieben.

Bei der Übernahme von Vorgängen mit den Kopfdaten werden die Börsenpreise mit in den neuen Vorgang übertragen.

Die Voreinstellung der Firmenparameter ist in den Vorgaben der Vorgänge spezifisch änderbar.

 

 

 

2.11 Referenzen

Der Maskenbereich Vorgaben dient der Ansicht der Referenzvorgänge zum aktuellen Vorgang.

Diese werden bei einer Vorgangsübernahme bzw. Vorgangskopie erzeugt, um die Zusammenhänge zwischen Vorgängen  nachvollziehen zu können.

 

 

Nicht benötigte Referenzeinträge können aus der Positionsliste gelöscht werden.

2.12 Aufmaßerfassung

 

In Aufträgen können Aumaßpositionen mit „J“ in der Positionsspalte „AM“ gekennzeichnet werden. Diese Positionen werden nicht mit der im Auftrag eingegebenen Menge abgerechnet, sondern nach wirklich verbauter Menge.

 

Über das Menü POSITIONEN / AUFMASSPOSITION wechseln Sie in die Eingabemaske für Aufmaßpositionen.

Dort werden die Positionsdaten der Aufmassposition als Kopfdaten und die Aufmaßliste als integrierte Tabelle dargestellt. In dieser Tabelle sind in der Spalte Istmenge die aufgemessenen Mengen einzutragen. In den Spalten „genehmigt von“ und  „am“ sind Name des Aufnehmenden und Aufnahmedatum einzutragen. Die Spalten Einbauort, Unit und System sind für weitere Angaben frei verfügbar.

In der Maske Aufmaßpositionen (E1147) kann über die Standardfunktion „Blättern“  direkt zwischen verschiedenen Aufmasspositionen des Auftrags gewechselt werden.

 

2.13 Vorgangsübernahme und Vorgangskopie

Viele Vorgänge können von anderen Vorgängen abgeleitet oder sogar kopiert werden. Insbesondere ist dies in einem klassischen Projektablauf der Fall.

Die Funktion der Vorgangsübernahme ermöglicht die Übernahme aller relevanten Informationen aus einem Vorgang in einen anderen Vorgang.

Der Aufruf erfolgt über das Menü „Datei / Vorgang übernehmen“.

 

Zuerst wird die Vorgangsart des Quellvorgangs gewählt:

 

Nach der Auswahl des Quellvorgangs erscheint die Maske E1005 zur Angabe von Parametern für die Vorgangsübernahme:

 

 

 

Unter Vorgangsreferenz ist hierbei der direkte Verweis zwischen Vorgängen zu verstehen. Die Mengenreferenz bewirkt eine Zuordnung auf Positionsebene, um Buchungsmengen in die Referenzvorgänge zurückzuschreiben.

 

Bei der Übernahme von Vorgängen kann der Umfang der Übernahme in Bezug auf die Kopfdaten und die Positionsliste bestimmt werden.

Bei der Nutzung des Positionsfilters können in einer weiteren Maske die Filterbedingungen angegeben werden:

 

 

Speziell bei der Übernahme von Positionen in einen Lieferschein kann zusätzlich eine Prüfung erfolgen, ob ein zu übernehmender Artikel auf dem Projektlager bereits verfügbar ist. Je nach gewählter Option erfolgt entweder keine Prüfung oder die Mengen werden entsprechend korrigiert bzw. die Position ohne Bestand nicht übernommen.

 

Die Funktion der Vorgangskopie kann alternativ zur  Vorgangsübernahme verwendet werden. Da hier auch die Projektnummer mit kopiert wird, ist die Vorgangskopie in aller Regel nur innerhalb eines Projektes sinnvoll nutzbar.

 

2.14 Mengenreferenzierung

 

Bei der Mengenreferenzierung werden Buchungsmengen in referenzierte Vorgangspositionen zurückgeshrieben. Die Tabelle zeigt die gängigen Referenzen und deren Mengenberechnungen.

 

 

 

Quellvorgang	Zielvorgang	Berechnung der Referenzmenge des Zielvorgangs	Referenz-Mengenfeld des Zielvorgangs	Berechnung der Referenzmenge im Quellvorgang bei Abschluss des Zielvorgangs
Angebot	Auftrag	Angebot.mgof	Auftrag.mgof
Auftrag	Lieferschein	Auftrag.mgof - Auftrag.mgli	Lieferschein.mgli	AF.mgli(neu) = AF.mgli(alt) + LS.mgli
Auftrag	Aufmaß ã	Auftrag.mgof - Auftrag.mgli	Aufmaß.mgof	AF.mgli(neu) = AF.mgli(alt) + AM.mgli
Auftrag	Rechnung	Auftrag.mgli - Auftrag.mgrg	Rechnung.mgrg	AF.mgrg(neu) = AF.mgrg(alt) + RG.mgrg
Auftrag	CAE-Liste	Auftrag.mgof	CAE-Liste.mgof
Lieferschein	Rechnung	Lieferschein.mgli - Lieferschein.mgrg	Rechnung.mgrg	LS.mgrg(neu) = LS.mgrg(alt) + RG.mgrg
Aufmaß	Rechnung	Aufmaß.mgli - Aufmaß.mgrg	Rechnung.mgrg	AM.mgrg(neu) = AM.mgrg(alt) + RG.mgr
Aufmaß	Lieferschein	Aufmaß.mgli - Aufmaß.mgrest	Lieferschein.mgli	AM.mgrest(neu)= AM.mgrest(alt) + LS.mgli
CAE-Liste	Lieferschein	CAE-Liste.mgof - CAE-Liste.mgli	Lieferschein.mgli	CAE.mgli(neu) = CAE.mgli(alt) + LS.mgli
CAE-Liste	Aufmaß ã	CAE-Liste.mgof - CAE-Liste.mgli	Aufmaß.mgof	CAE.mgli(neu) = CAE.mgli(alt) + AM.mgli
CAE-Liste	Rechnung	CAE-Liste.mgli - CAE-Liste.mgrg	Rechnung.mgrg	CAE.mgrg(neu) = CAE.mgrg(alt) + RG.mgrg
Rechnung	Gutschrift	Rechnung.mgrg	Gutschrift.mgof

 

 

 

 

ã Eine Positionsübernahme und Mengenreferenz erfolgt bei Aufmaßen ausschließlich für im Quellvorgang als aufmasspflichtig gekennzeichnete  Positionen !

 

 

Die Feldabkürzungen sind in der untenstehenden Tabelle erläutert.

 

 

Mgof	Menge offen
Mgli	Menge geliefert
Mgrg	Menge berechnet
Mgrest	Restmenge

 

 

 

 

 

Mögliche Referenzierungen

 

• Auftrag           ð         Lieferschein               ð         Rechnung
  Die „klassische“ Referenzierung von Aufträgen mit Einzelpositionen im Auftrag. Sie wird vor allem bei Ersatzteilaufträgen bzw. bei Aufträgen ohne Konstruktion verwendet. Zu jedem Lieferschein gibt es immer eine Rechnung.

·    Auftrag       ð      Lieferschein (1:N)
Bei der Referenzierung von Auftrag nach Lieferschein sind auch Mehrfachübernahmen für Teillieferungen möglich.

·    Auftrag       ð      Rechnung (1:M)
Bei der Referenzierung von Auftrag nach Rechnung sind Mehrfachübernahmen möglich. Außerdem ist es möglich trotz mehrerer Teillieferungen eine Rechnung zu stellen. Es muss nicht für jede Lieferung eine eigene Rechnung erstellt werden.

·    Auftrag       ð      Aufmaß                         ð      Rechnung

                               Aufmaß                         ð      Lieferschein
Die Referenzierung bei Verwendung von Aufmaßen ist auf unterschiedliche Weise möglich. Einerseits kann für jedes Aufmaß ein separater Lieferschein zum Ausbuchen der Projektlagerware und eine separate Rechnung zum Kunden erstellt werden. In diesem Fall muss für Auftragspositionen, die nicht aufmasspflichtig sind, eine direkte Referenzierung in Lieferschein und Rechnung erfolgen.

·    Auftrag       ð      Aufmaß (1:N)
Andererseits kann auch eine gesamte Referenzierung immer direkt über den Auftrag laufen. Damit ist es möglich einen Gesamtlieferschein bzw. eine Gesamtrechnung für den Gesamtauftrag zu erstellen, unabhängig davon, ob im Auftrag aufmasspflichtige und nicht aufmasspflichtige Positionen enthalten sind oder nicht. Die Referenzierung erfolgt dann direkt über

·    Auftrag       ð      Lieferschein (1:M)

·    Auftrag       ð      Rechnung (1:Z)

Die Vorgangsarten Auftrag und CAE-Stückliste verhalten sich bei Mengenreferenzierungen grundsätzlich gleich.

3     Projektverwaltung

In der Maske „Projekte bearbeiten“ in der Projektverwaltung werden alle Projektdaten, die dazu angelegten Vorgänge und deren Summenwerte übersichtlich dargestellt.

 

 

 

 

 

Aus dieser Maske kann mit der Funktionstaste [F2] auf den Vorgangsnummern direkt der jeweilige Vorgang aufgerufen werden.

 

 

4     Vorgangs- / Positionsübersicht

 

Hier können Auswertungen und Abfragen für alle Vorgangsarten und Positionen erstellt und abgespeichert werden.

Beispielweise ist eine Kundenbezogene Statistik über verkaufte Artikel oder Angebotsübersichten möglich.